Wanneer schakel je een incassobureau in?

Als ondernemer is het je grootste angst en ergernis: het te laat of helemaal niet betalen van jouw debiteur. Ondanks verwoede pogingen om in contact te komen met de klant, is er nog steeds niks terecht gekomen van een eventuele betaling. Inmiddels spreek je over honderden euro’s die nog steeds niet terecht zijn en dat levert op zowel professioneel als privé vlak veel stress en zorg op. Het inschakelen van een incassobureau is al meerdere malen door je hoofd geschoten, maar telkens werd je weerhouden door het stemmetje dat vertelde ‘dat jullie er vanzelf wel uit zouden komen’. Toch blijft het knagende gevoel dat je spreekwoordelijk naar je geld kan fluiten. Wanneer ga je over op actie en schakel je toch dat incassobureau in? En hoe gaat dat vervolgens in zijn werk?

Wanneer ga je echt over tot actie?

De meeste mensen stellen het inschakelen van een incassobureau zo lang mogelijk uit. Dat is ook best wel logisch, aangezien de kans groot is dat je de relatie met de klant schaadt door er professionals bij te halen. Bedenk echter ook dat je niks hebt aan een klant die toch niet betaald. Er zijn geen officiële termijnen waarbij het noodzakelijk is om een incassobureau in te schakelen, dit doe je voornamelijk op gevoel. De meeste ondernemers wachten ongeveer 3 termijnen, alvorens ze er professionals bij halen. Het is immers niet moeilijk om zelf incasso uit te voeren door middel van betalingsherinneringen of het leggen van telefonisch contact met de debiteur. Als je écht alles al geprobeerd hebt en je nog steeds niks gezien hebt van de betaling, is het verstandig om er een incassobureau bij te halen.

Het is raadzaam om een klant altijd op de hoogte te stellen van de stappen die jij wilt nemen. Vaak schrikt het een debiteur al af als je spreekt over rechterlijke stappen of een incassobureau en zal je merken dat het geld opeens heel snel op je rekening staat. Wacht echter niet te lang met het incasseren van je geld! Een zaak kan verjaren na 5 jaar, dus hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans is dat je je geld nog terugziet. Leun dus niet rustig achterover, maar neem stappen als dat nodig is! Wanbetalers hoef je immers niet terug te zien in je klantenbestand.

Hoe gaat een incassobureau te werk?

Zodra je contact legt met een incassobureau, zal deze eerst om alle nodige gegevens vragen. De gegevens van de debiteur bijvoorbeeld en de facturen die tot nu toe zijn verstuurd. Bespreek ook of de klant daadwerkelijk op de hoogte is van je plannen om een incassobureau in te schakelen. Zo kunnen zij op de verrassing of kennis inspelen. Een incassobureau begint meestal met het versturen van een getekende brief. Hierin verzoeken zij de betaling binnen een kort termijn te verrichten en wordt er nogmaals op het hart van de klant gedrukt dat er anders andere stappen genomen worden. Een incassobureau zet de klant als het ware onder druk om alsnog de betaling uit te voeren. Werkt dit ook niet? Dan wordt het tijd om het hogerop te zoeken en de kantonrechter in te schakelen. Begin echter altijd met een incassobureau en kies voor de no-cure no-pay methode. Zo weet je zeker dat je enkel geld hoeft te betalen, als je ook daadwerkelijk verder geholpen bent.